Gestión Documental
Gestión, Conservación y Eliminación
La
Gestión Documental es el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental Municipal (art. 53 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía).
La Gestión Documental comprende las siguientes funciones:
1. Ingreso de documentos
Es una de las funciones principales que tiene como finalidad la entrada de documentos en el Archivo para su custodia y servicio. Los ingresos pueden ser por transferencia regular o extraordinaria, compra, donación, depósito voluntario o depósito forzoso. Las acciones del ingreso regular u ordinario tienen como base el
Calendario anual de transferencias de todas las áreas municipales.
2. Tratamiento archivístico o técnico de los fondos
Comprende todos aquellos procesos de organización, gestión y descripción documental encaminados a ofrecer al usuario una información pertinente y actualizada de los documentos contenidos en los diferentes fondos y colecciones del Archivo. Los documentos son sometidos a un proceso de identificación, valoración y selección, es decir, se decide cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y que por lo tanto son de custodia permanente, y cuáles van a ser eliminados. La
Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD) es la entidad encargada (desde el año 2000) de la aprobación de estudios de identificación y valoración de series documentales y de la publicación de las tablas de valoración de dichas series documentales, así como la autorización para eliminar documentos a través de informes preceptivos y vinculantes.
Registro de eliminación de documentos
3. Conservación y Restauración
Conjunto de actuaciones y procedimientos destinados a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas tanto de documentos como de edificios, locales e instalaciones. Este proceso se relaciona directamente con el de instalación. El objetivo final es la conservación óptima de los documentos
. Conservación y Restauración
4. Servicios
Conjunto de procesos encaminados a facilitar a los usuarios, tanto internos (Administración) como externos, el acceso a los documentos, mediante la
consulta, el
préstamo y en su caso la
reproducción.
5. Difusión cultural
Función archivística fundamental cuya finalidad es promover y generalizar la utilización de los fondos documentales del Archivo, y hacer partícipe a la sociedad del papel fundamental que desempeñan los archivos en ella. Actividades propias de esta función son: visitas al archivo, exposiciones, conferencias, actos culturales, ediciones de documentos, etc.
